Nous l’avons abordé dans les articles précédents, un tableau de bord est d’une grande aide à la prise de décision et d’une grande efficacité. Destiné à l’ensemble d’une équipe (chef d’entreprise, manager etc...), cet outil apporte une vision synthétique sur les points essentiels au fonctionnement de la société. Mais, mettre en place un reporting dans une structure n’est pas chose aisée, encore moins un reporting de qualité. Vous trouverez ici les 4 étapes indispensables pour créer votre propre reporting.

Étape 1 : Définition des objectifs

Le reporting est un outil indispensable pour aider les dirigeants à mesurer et mieux comprendre l’évolution de leur activité. C’est un véritable d’outil d’aide à la décision. Utilisé dans plusieurs domaines, il sert à :

- Suivre l’évolution d’une activité ou d’un service afin d’anticiper et d’adapter le fonctionnement de l’entreprise

- Suivre les coûts d’une activité ou d’un service afin d’allouer de la meilleure manière qui soit les ressources disponibles de l’entreprise (temps de travail, financements, compétences, matières premières...)

Les différentes missions du reporting en entreprise :

 - Dévoiler les forces faiblesses d’une entreprise : Il permet de réaliser des changements pour améliorer les faiblesses observées

- Dévoiler les potentielles opportunités de marché

- Suivre la réalisation de vos plans d’action, à différentes étapes, et de les améliorer en cas de besoin.

 - Informer les équipes d’une situation (évolutions à venir / en cours, actualités de l’entreprise…)

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 Étape 2 : Définir les bons indicateurs de performance

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 Nous l'avons vu, les indicateurs à utiliser dans un tableau de bord diffèrent selon la nature de l'entreprise.

  Une start-up qui vend une solution SaaS a besoin de connaître le nombre de visiteurs sur son site, ceux qui veulent en savoir plus, leur taux de conversion en clients, d'établir son taux de désabonnement ect…

·     Les marketplaces s'attacheront à évaluer le volume d'affaires général, ainsi que le nombre de transactions sur une période donnée (jour, semaine, mois). Des indicateurs comme le panier moyen par transaction, le nombre d'achats moyen par acheteur ou le pourcentage du chiffre d'affaires par rapport au volume d'affaires global seront vitaux pour la bonne marche de l'entreprise, tout comme l'évolution du nombre d'acheteurs, du nombre de vendeurs ou du nombre de listings.

·     Les plateformes de e-commerce chercheront d'abord à établir le chiffre d'affaires produits ainsi que le chiffre d'affaires des frais de livraison. Bien entendu, le nombre de visiteurs, le pourcentage d'ajout au panier et celui d'abandon de panier seront des indicateurs prioritaires. Le nombre de listing, ainsi que le prix moyen par listing seront également des variables à suivre de près. Enfin, le nombre de reviews (positives ou négatives) aura également son importance sur la marche à suivre.

Étape 3 : Définissez la fréquence de mise à jour

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 Pour savoir quelle périodicité de rafraîchissement des indicateurs retenir(journalière, hebdomadaire, mensuelle...), il convient de s'interroger sur plusieurs points :

Suivant quelle fréquence les changements sont-ils notables ? Suivant quelle périodicité l’interprétation est-elle pertinente et permet-elle d'agir ?

Plus vous êtes proche des opérations élémentaires et plus la périodicité doit est réduite. Un opérateur qui suit la productivité de sa machine a besoin de réagir très rapidement à toute dérive. À l'inverse pour un pilotage stratégique, prendre des décisions sur une évolution hebdomadaire du chiffre d'affaires n'a aucun sens. Le décideur cherche à analyser une tendance marquée donc généralement sur plusieurs mois.

Étape 4 : L’élaboration du reporting

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1.    Choix de la solution technique

Ce par quoi vous allez devoir passer est le choix du bon support : Allez-vous opter pour un tableauExcel ou un reporting intégré dans votre suite business intelligence ou un autre logiciel de gestion ? Peut-être un service spécialisé Saas sur internet ?

2.    Identifier les sources de données

Pour le savoir, poser vous les questions suivantes : comment allez-vous collecter les données pour le calcul des indicateurs ? Où allez-vous chercher l'information ? Dans cette étape vous identifiez les sources de données qui vont alimenter le tableau de bord : logiciel de comptabilité, de gestion commerciale, CRM puis vous définissez comment ces données vont remonter dans votre outil (import de fichier Excel, lien entre bases de données, API, saisie manuelle, etc.)

3.   La structure du reporting

Une fois que toutes ces étapes de réflexion ont été effectué il est temps de passer à la structure du reporting.La mise en page et l'organisation des informations au sein du tableau de bord sont des éléments indispensables afin d’obtenir un ensemble simple, cohérent et efficace !

Dans un autre article mettre le lien nous avons vu qu’il existe plusieurs options pour présenter les informations. N’hésitez pas à le consulter si vous voulez les connaître.

Il est important en autre de sélectionner le bon graphique pour une visualisation efficace et surtout que celui-ci puisse correspondre parfaitement à la manière dont vous souhaiter illustrer vos données (Sous forme de proportion, de ratio, une progression, ou en catégorisant vos données).

Vous connaissez désormais les étapes à respecter pour créer votre propre reporting alors à vous de jouer !

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