L’époque actuelle est caractérisée par la quantité sans précédent de données créées chaque jour. En entreprise, cette quantité de données se révèle particulièrement importante pour la prise de décision, comme le montre le succès croissant des solutions de Business Intelligence. D’ailleurs, l’accès à ces données par les employés peut s’avérer bénéfique à de nombreux égards. Toutefois, ils n’y ont souvent que pas ou difficilement accès, pour des raisons de sécurité, ou plus simplement parce que cette pratique ne fait pas (encore) partie de la culture de l’entreprise. Alors, quelle solution adopter pour allier bon accès à la data et sécurité optimale ?

L’accès à la data, clef de la réussite de l’entreprise

Un bon accès des employés aux données présente différents avantages pour l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise. Pour les cadres, avoir des équipes au fait de l’évolution des indicateurs est une force non négligeable. En effet, en intégrant les employés dans le suivi de l’activité, l’entreprise les rend davantage acteurs de la performance globale, contrairement à un fonctionnement où des données ne leur sont présentées que périodiquement lors d’une réunion. Intégrer une dose de monitoring dans leur travail augmente par ailleurs leur engagement dans la vie de l’entreprise, et rend leur activité en son sein plus gratifiante. Mieux, cet engagement accru semble avoir un impact positif sur la performance, comme l’a montré Gallup en 2012. Dans son étude sur le sujet, le cabinet américain a en effet montré que les entreprises à l’engagement le plus fort avaient une productivité plus de 20% supérieure à celles dont les employés avaient l’engagement le plus faible. Par ailleurs, elles recevaient des appréciations 10% meilleures de la part de leurs clients.

Les entreprises sont toutefois réticentes à mettre en place une politique d’accès aux données

Cependant, la réalité de l’entreprise est souvent très éloignée de cet objectif. Une étude menée au Royaume-Uni par ObjectiveIT a montré de nombreux manquements en la matière. Par exemple, plus de la moitié des salariés interrogés ont déclaré obtenir plus d’informations sur la performance de leur entreprise par leurs propres moyens plutôt que par l'entreprise elle-même. En effet, plusieurs facteurs empêchent le bon accès aux données par les employés d’une entreprise.

D’abord, l’accès aux données par les employés soulève une question relative à la sécurité des données. Souvent réticentes à une politique ouverte pour des raisons de sécurité, les entreprises limitent fortement l’accès aux données. Parmi les raisons fréquemment citées, le risque lié à une fuite des données suite à un acte en interne. Si la malveillance existe, les employés peuvent également faire preuve de négligence, entraînant malgré eux une fuite. Ce risque est d’autant plus important que les données s’exportent aisément. En 2018, pas moins de 40% des décideurs interrogés par Shred-It estimaient que leur dernier incident était dû à ce type de comportement.

Une solution à ce risque est l’adoption par l’entreprise d’une solution logicielle adaptée, permettant un accès aux données limité aux employés. Ceux-ci pourront notamment consulter les données en lien direct avec leur activité, et non l’ensemble, limitant le risque de fuite. En outre, en ne confiant la tâche d’export des données (vers un tableur notamment) qu’à un nombre restreint de collaborateurs, l’entreprise réduit d’autant plus les chances de vol de données. Ce type de paramétrage est possible dans le cas d’un logiciel avec un système de profils personnalisés, laissant à l’administrateur le soin d’attribuer des autorisations d’action sur la donnée au cas par cas.

Les compétences sont parfois le facteur limitant

Toutefois, la sécurité seule n’explique pas à elle seule la mauvaise accessibilité des données en entreprise. Parfois, la difficulté d’utilisation des bases de données empêche tout simplement l’employé d’accéder à la donnée. Un des principaux freins dans ce domaine sont les requêtes en SQL -le Structured Query Language- nécessaires pour interroger la base. Celles-ci, bien que répondant à une syntaxe logique, demandent une expertise de la part de l’employé. A la difficulté et à la lenteur de la procédure s’ajoute ainsi une vulnérabilité pour l’entreprise, qui devient dépendante de ce savoir.

A cela, l’entreprise peut répondre en formant massivement à l’utilisation des bases de données sous SQL ou, mieux, en changeant de logiciel pour un plus simple d’utilisation. En, cela, un logiciel doté d’une interface graphique représente parfois un progrès pour les équipes, leur permettant d’interroger la donnée, sans besoin de compétences particulières. Mieux, ils permettent également de la mettre en valeur et de l’exploiter facilement, via des indicateurs, sans besoin de formule ou de calcul particulier. D’ailleurs, cette simplification bénéficie aussi aux employés les mieux formés, puisqu’ils peuvent réaliser des gains de temps conséquents sur leurs recherches.

Vers une politique d’accès aux données efficaces

Toutefois, une politique d’accès aux données efficace ne saurait consister en un accès tous azimut de tous à toutes les données. En plus d’être peu pertinente, car un employé ne saurait avoir besoin que des données relatives à son service, celle-ci serait même contre productive. Une étude de l’American Psychology Association a notamment montré que basculer d’une tâche à l’autre pouvait occuper jusqu’à 40% d’une journée de travail. On comprend ainsi aisément qu’exposer les salariés à trop de données ralentit plus que de raison l’accomplissement des tâches. Enfin, cette surexposition aux informations n’est pas sans générer son lot de stress.

Aussi une politique efficace s'appuie-t-elle sur un accès mesuré aux données, où chaque employé aura à sa disposition les quelques informations-clefs qui le concernent directement. A ce titre, une solution logicielle disposant d’un système de profils différenciés semble encore une fois recommandée.