La gestion du poste fournisseur et l’optimisation de la trésorerie sont deux sujets très liés. Aujourd’hui, l’objectif de toutes entreprises est d’assurer leur santé financière. Mais qu’est ce que cela signifie ?

La santé financière d’une entreprise est traduite par l’état de sa trésorerie, c’est-à-dire par le montant de l’ensemble des liquidités immédiatement disponibles qu’elle dispose et qui lui permettent de faire face à ses engagements financiers. Cette trésorerie nécessite pour être optimisée, une gestion globale pertinente et précise.

Le pilotage global d’une entreprise s’appuie sur la gestion de différents pôles. Nous allons nous consacrer dans cet article, à la gestion du poste fournisseur. Celle-ci représente la manière dont une organisation va gérer ses relations avec ses fournisseurs. C’est une composante essentielle dans le processus d’optimisation de la chaîne de valeur de l’entreprise et elle influencera donc très fortement l’état de la trésorerie finale.

Quel est le rôle du poste fournisseur ? 

Le poste fournisseur joue un vrai rôle stratégique dans la pérennité d’une entreprise.

Qu’est-ce que le poste fournisseur ?

Il est bien plus qu’une simple liste de créanciers et représente avant tout, un processus qui inclut à la fois les contrats avec les fournisseurs, les délais de paiement, et les dettes à payer. Le poste fournisseur correspond à la manière dont l’entreprise va gérer ses relations avec l‘ensemble de ses partenaires commerciaux dont elle dépend, que ce soit pour ses matières premières, ses produits ou ses services. Lorsque la gestion de ce poste est efficace, la fluidité de la chaîne d’approvisionnement est garantie : la marchandise est livrée et les paiements sont réglés ce qui évite les potentiels litiges.

Le poste fournisseur est composé de divers éléments. Nous pouvons identifier le nombre et la diversité des fournisseurs, les délais de paiements, les négociations, les dettes fournisseurs, le volume des stocks, le fond de roulement.

Quels sont les enjeux du poste fournisseur ?

Le poste fournisseur représente pour les entreprises, un grand nombre d’enjeux auxquels elles se doivent de faire face pour disposer d’une trésorerie suffisante.

La négociation avec les fournisseurs

La relation commerciale entretenue entre une entreprise et ses fournisseurs s’accompagne d’un lien de confiance. Livrer des marchandises, c’est recevoir son paiement en retour, bien qu’il ne soit pas immédiat et qu’il dépende des délais de paiement fixés.

Le plafonnement de ces délais de paiement est fixé par le code de commerce.

• Sauf accord entre les parties, le délai de règlement est fixé à 30 jours à compter de la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation.

• Le délai convenu entre les parties ne peut dépasser 60 jours à compter de la date d’émission de la facture.

• Par dérogation, un délai maximal de 5 jours fin de mois à compter de la date d’émission de la facture peut être convenu par un contrat entre les parties.

• En cas de facture périodique, le délai convenu ne peut dépasser 45 jours à compter de la date d’émission de la facture.

De nombreuses entreprises ont tendance, pour optimiser leur trésorerie finale, à négocier des délais de paiement plus longs avec leurs fournisseurs. L’objectif est d’encaisser les créances clients avant de s’acquitter des dettes fournisseurs. Cette méthode, bien que beaucoup utilisée, comporte quelques inconvénients. Tout d’abord, il existe une détérioration potentielle de la relation que l’entreprise entretient avec ses fournisseurs, ce qui peut être dû à des négociations répétées et abusives ou à un non-respect des délais fixés. De plus, cette méthode entraîne une incapacité pour l’entreprise à avoir une vision propre sur sa trésorerie réelle.

Cependant, bien que cette méthode de différer les délais de paiement aux fournisseurs puisse être source de quelques inconvénients, n’hésitez pas à la mettre en œuvre dès lors que vous rencontrez des problèmes de trésorerie, et que vous ne savez pas si vous serez en capacité d’honorer vos dettes. Vous pourrez ainsi étalonner vos paiements avec précaution, sans prendre de risques au niveau de votre trésorerie.

Maîtriser ses négociations avec ses fournisseurs, dont font partie intégrante les délais de paiement, est donc indispensable pour une entreprise. Cela lui garantie une représentation fiable de la trésorerie réelle, et de toute évidence, une préservation de l’entente commerciale.

Le fond de roulement

Le fond de roulement est un indicateur financier qui renseigne sur la capacité de l’entreprise à honorer ses engagements à long terme sans avoir recours à l’emprunt. Sa mesure traduit la santé financière de l’entreprise et évalue si elle sera en mesure de soutenir ses opérations et d’investir dans le futur.

Le fond de roulement peut se calculer de 3 manières différentes :

• La première s’appuie sur le haut du bilan :

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Fonds de roulement = Capitaux permanents - Actifs immobilisés

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• La deuxième s’appuie sur le bas du bilan

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Fonds de roulement = Actifs circulants - Dettes à court terme

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• La troisième est un peu plus détaillée :

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Fonds de roulement = Ressources stables du haut du bilan (capital, résultat, dettes + provisions pour charges) - Immobilisations brutes

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Ces différents calculs aboutiront à trois interprétations possibles en fonction du résultat obtenu.

• Le fonds de roulement est supérieur à 0. Cela signifie que l’entreprise est en bonne santé financière : ses investissements à long terme et ses dépenses courantes sont couvertes par les ressources.

• Le fonds de roulement est égal à 0. Cela signifie que l’entreprise a suffisamment de ressources pour financer ses investissements  long terme, mais pas suffisamment pour financer ses dépenses courantes.

• Le fonds de roulement est inférieur à 0. Cela signifie que l’entreprise ne dispose pas de suffisamment de ressources pour financer ses investissements : elle finance ses immobilisations par des dettes à court terme, ce qui me compromettre le financement futur de ses dépenses courantes.

Une bonne gestion du poste fournisseur favorisera pour l’entreprise, ses ressources financières. Cela aura un impact positif sur le résultat de son fonds de roulement, ce qui pourrait même contribuer à un fonds de roulement positif, et donc à une solvabilité de l’entreprise.

Le volume des stocks

Avoir un volume de stock suffisant signifie que l’entreprise est en mesure de livrer le produit ou d’exécuter le service immédiatement. Cela signifie également une bonne trésorerie : une entreprise qui connaît une mauvaise gestion du stock peut se retrouver en sur stockage ce qui peut lui engendrer des coûts supplémentaires.

La bonne gestion du poste fournisseur passe par la bonne gestion du stock : une entreprise doit être en capacité de satisfaire les demandes de ses clients. Il est nécessaire pour elle d’anticiper la demande et d’ajuster au plus près ses approvisionnements de sorte à éviter à la fois le sur stockage et à la fois la rupture de stock. Il est donc primordial de suivre la rotation de stock de chacun de ses produits.

De plus, stocker de la marchandise en général coûte à l’entreprise car le fond de roulement s’en retrouve directement impacté.

Pour assurer cette gestion des stocks et un volume des stocks suffisant pour satisfaire la demande, il est primordial pour une entreprise d’établir un suivi des stocks régulier.

En quoi la gestion du poste fournisseur est importante pour la santé financière de l’entreprise ?

La manière dont une entreprise va gérer ses relations avec ses fournisseurs va avoir des conséquences immédiates sur sa performance globale. Lorsque les relations avec les partenaires sont bien gérées, cela se traduit souvent par une bonne communication, une qualité constante sur les produits livrés ou les services réalisés, une réactivité accrue face aux fluctuations du marché, des possibilités de négociation ou encore des conditions de paiements avantageuses.

En revanche, lorsque la gestion n’est pas rigoureuse, cela peut entraîner des ruptures de stocks, des coûts supplémentaires inattendus dus à des commandes effectuées en urgence par exemple ou même une dégradation de la réputation de l’entreprise.

Pour ces différentes raisons, la gestion du poste fournisseur est importante et peut, en plus de garantir la stabilité financière et opérationnelle, devenir une source de performance qui élève l’entreprise vers sa réussite.

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Dettes fournisseurs : leur impact sur la trésorerie

Qu’est-ce qu’une dette fournisseur ?

Les dettes fournisseurs correspondent à l’obligation pour une entreprise de payer ses fournisseurs. C’est le solde existant sur un contrat établi entre une entreprise et un fournisseur, qui présente le montant d’un certain nombre de produit ou de service encore non réglé. L’entreprise recevra une facture sur laquelle ce montant figurera, qu’elle aura l’obligation de payer dans un délai fixé au préalable avec le fournisseur. Les fournisseurs peuvent accorder des délais de paiement plus ou moins longs aux entreprises leur laissant ainsi un peu plus de temps pour avoir suffisamment de fonds pour procéder à ce décaissement. L’ensemble de ces dettes contractées seront regroupées au passif du bilan comptable.

Les dettes fournisseurs sont fréquemment utilisées pour financer l’entreprise et représentent une ressource financière importante (du fait qu’elles ne soient pas encore décaissées).

Il est important de toujours suivre l’évolution de ces dettes fournisseurs pour éviter les décalages trop importants par rapport à la trésorerie. Ce suivi entraînerait des décisions concernant les dates d’échéance de paiement par exemple de manière à optimiser au mieux la trésorerie.

Leur impact sur la trésorerie

Comme nous avons pu l’évoquer, les dettes fournisseurs influencent la trésorerie de l’entreprise et représentent une ressource financière importante. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises cherchent à allonger leurs délais de paiement de sorte à disposer de cette ressource financière le plus longtemps possible.

Des dettes fournisseurs élevées peuvent se traduire, non seulement par une confiance élevée des partenaires commerciaux envers l’entreprise en question, mais également par une diminution des besoins en fond de roulement.

Optimiser le BFR avec la gestion du poste fournisseur

Qu’est-ce que le besoin en fond de roulement ?

Le besoin en fonds de roulement (ou BFR) est un indicateur représentant les besoins en financement à court terme d’une entreprise. Il s’agit du montant nécessaire pour les entreprises pour couvrir leurs dépenses courantes en attendant le paiement de leurs clients.

Le BFR témoigne de l’autonomie financière de l’entreprise : si une entreprise est en capacité de financer ses charges avant le paiement de ses clients, alors elle est autonome financièrement.

Pour le calculer, le BFR dispose de deux formules de calculs : une simplifiée, et une étendue.

• Formule simplifiée

Besoin en fonds de roulement = Créances + Stocks - Dettes (toutes les dettes non financières)

• Formule étendue

Besoin en fonds de roulement = Emplois d’exploitation - Ressources d’exploitation

Nous pouvons interpréter trois résultats possibles :

• Le BFR est positif : Les emplois d’exploitation sont supérieurs aux ressources d’exploitation. Cela signifie que l’entreprise a un besoin de financement pour certains de ses emplois. Elle devra les financer par son fonds de roulement ou par ses dettes financières.

• Le BFR est nul : Les emplois d’exploitation sont couverts par les ressources d’exploitation. L’entreprise n’a pas de besoin de financement mais ne dispose cependant d’aucun excédent financier.

• Le BFR est négatif : Les emplois d’exploitation sont entièrement couverts par les ressources d’exploitation. L’entreprise n’a pas de besoin financier et elle générera même un excédent qui viendra augmenter le solde de la trésorerie nette.

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À lire aussi : Qu'est-ce qu'un besoin de trésorerie ?

Comment la gestion du poste fournisseur pourrait optimiser le BFR ?

La plupart du temps, lorsqu’une entreprise connaît un BFR positif, c’est lorsqu’elle ses délais de paiement établis avec ses fournisseurs sont plus courts que ses délais de paiement avec ses clients : elle doit décaisser de l’argent qu’elle n’a pas encore reçu.

Dans la situation inverse, lorsque le BFR est négatif, on dit que les entreprises disposent de ressources en fonds de roulement. Cela signifie que les délais de paiement avec les fournisseurs sont plus longs que ceux avec les clients. C’est souvent la cas du secteur de la grande distribution, où les clients paient comptant.

De sorte à optimiser le BFR, il est envisageable de mieux gérer son poste fournisseur. Il est possible par exemple de :

• Négocier les délais de paiement établis avec les fournisseurs. Cela permettrait à l’entreprise d’avoir une marge suffisante qui leur permettrait de générer de la valeur avant de procéder à un quelconque paiement.

• Éviter au maximum les règlements en avance.

• Sélectionner les fournisseurs dont les délais de livraison sont les plus courts. Il est important que l’activité de l’entreprise puisse continuer et s’intensifier pour générer un maximum de valeur en attendant de payer les fournisseurs.

• Optimiser les prises de commandes : veiller à ne pas effectuer toutes les commandes à la fois pour ne pas se retrouver submergé de factures fournisseurs.

• Ne pas anticiper le paiement des fournisseurs pour obtenir des escomptes.

Le besoin en fond de roulement peut se retrouver largement optimisé grâce à une bonne gestion du poste fournisseur au sein de l’entreprise, l’objectif étant toujours d’assurer la santé financière de l’entreprise à court, moyen et long terme.

Les risques d'une gestion du poste fournisseur inefficace

Une gestion inefficace du poste fournisseur expose l’entreprise à de multiples risques qui peuvent s’avérer financiers, stratégiques ou même opérationnels.

Les retards de paiement

L’un des risques résultant d’une gestion inefficace du poste fournisseur est le retard de paiement. Les délais, lorsqu’ils sont prolongés à répétition ou pour des durées trop longues peuvent avoir un impact à la fois sur les fournisseurs, et à la fois sur l’entreprise.

Le risque pour les fournisseurs, essentiellement pour les petites entreprises ne disposant pas de suffisamment de ressources financières, est de se retrouver paralysés financièrement du fait du non recouvrement de leurs factures par les entreprises.

Pour les entreprises, les retards de paiement peuvent engendrer des pénalités financières significatives qui pourraient affecter directement leur rentabilité. Le fait de ne pas rembourser ses dettes fournisseurs en temps et en heure peut influencer négativement les prises de décisions stratégiques qui ne seraient pas basées sur les bons chiffres. Cela peut également impacter les relations avec les fournisseurs et l’approvisionnement des produits et des services. Si les retards de paiement concernent les matières premières par exemple, les fournisseurs peuvent décider de mettre un terme à la relation commerciale ce qui aurait une conséquence immédiate sur l’approvisionnement de l’entreprise.

Réputation et relations commerciales dégradées

Des erreurs dans le traitement des factures, des retards fréquents ou encore des problèmes de communication peuvent apparaître suite à une mauvaise gestion commerciale. La réputation de l’entreprise peut s’en retrouver affectée ce qui aura un impact non seulement sur les relations existantes avec les partenaires commerciaux mais également sur la capacité de l’entreprise à négocier des délais favorables avec de nouveaux fournisseurs.

Trésorerie fragile

Des paiements imprévisibles, mal planifiés, ou en retard à de nombreuses reprises peuvent conduire à une fragilité de la trésorerie de l’entreprise. De ce fait, la prévision d’investissements ou encore la gestion des coûts opérationnels sont compromis et entraînent des déséquilibres budgétaires conséquents. Cette instabilité financière pourrait aboutir sur le long terme à une non viabilité de l’entreprise.

Litiges et fraudes

Une gestion inefficace du poste fournisseur peut être à l’origine de litiges ou de fraudes. Par exemple, lorsqu’une entreprise comptabilise l’ensemble de ses dettes fournisseurs, il est possible qu’elle comptabilise également des dettes venant de fournisseurs frauduleux. Ces dettes seront ainsi comptabilisées au même titre que les autres, ce qui pourrait coûter cher à l’entreprise.

De plus, si ces dettes fournisseurs ne sont pas bien gérées, certaines dettes pourraient se retrouver impayées ou payées en double ce qui pourrait entraîner des conflits juridiques coûteux au sein de l’entreprise et avec les fournisseurs.

Besoin en fonds de roulement

Enfin, le besoin en fonds de roulement peut s’en retrouver augmenter à la suite d’une gestion inefficace du poste fournisseur. Des délais de paiement des dettes fournisseurs trop longs peuvent entraîner un surplus de dettes fournisseurs au bilan par rapport aux créances clients ou aux stocks ce qui tendrait à augmenter le BFR.

Il existe donc de multiples risques liés à une gestion inefficace du poste fournisseur. Ces risques ont des conséquences immédiates sur le long, moyen et court termes et pourraient impacter directement la trésorerie de l’entreprise. Pour y remédier, optimiser et favoriser une gestion du poste fournisseur efficiente et proactive, de nombreuses solutions de gestion financière offrent un accompagnement aux dirigeants d’entreprise.

Les solutions SaaS de gestion du poste fournisseur

Aujourd’hui de nombreuses entreprises adoptent des solutions SaaS de gestion financière. Ces solutions offrent une automatisation avancée, un suivi en temps réel et un accompagnement dans la gestion des relations qu’elles entretiennent avec leurs fournisseurs.

Automatisation

L’automatisation avancée introduite par les solution SaaS dans l’intégralité des processus de gestion du poste fournisseur ont de nombreux avantages. Les erreurs liées aux tâches manuelles sont considérablement réduites ce qui accélère le traitement des factures, la gestion des délais de paiement ainsi que l’ensemble des opérations liées aux fournisseurs. Le temps gagné du fait de cette automatisation permet aux salariés ou dirigeants de l’entreprise de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée.

Suivi en temps réel

Les entreprises ont une visibilité totale sur l’ensemble des opérations en cours. Les solutions SaaS leur offrent des tableaux de bord entièrement personnalisables qui permettent un suivi en temps réel des paiements réalisés ou à effectuer, des dettes fournisseurs en cours, des différentes factures, des accords contractuels avec les différents fournisseurs. Ce suivi facilite grandement la prise de décision ainsi que la prévision de la trésorerie.

Gestion des relations fournisseurs

Des fonctionnalités permettent de maintenir les canaux de communication avec les fournisseurs ouverts, d’établir des conditions de collaboration transparentes et de renforcer les partenariats stratégiques.

Un exemple de solution SaaS : Qotid

Qotid est la solution tout-en-un qui accompagne les dirigeants de TPE/ PME et les directions financières dans leur gestion financière globale. Doté de multiples fonctionnalités en business intelligence, création de reportings, pilotage de la trésorerie, Qotid propose également des fonctionnalités en gestion des achats. De nombreuses ressources sont mises en place pour permettre aux dirigeants de mieux gérer leurs factures fournisseurs. Il s’agit d’une plateforme collaborative qui améliore la communication entre les équipes, établit des circuits de validation des factures pour une organisation plus efficace. Qotid offre également une visibilité et un suivi en temps réel de la trésorerie, permettant ainsi aux dirigeants de prendre les décisions les plus efficaces possibles.

Les solutions SaaS sont donc la solution pour permettre aux entreprises une gestion du poste fournisseur efficace. En plus de proposer une solution parfaitement automatisée, garantissant un suivi en temps réel et doté de fonctionnalités de gestion de relation fournisseurs, ces solutions SaaS assurent la confidentialité des données financières, sont conformes aux réglementations en vigueur en constante évolution et s’adaptent parfaitement aux besoins des entreprises du fait de leur haute technologie.

La gestion du poste fournisseur est donc une gestion qui a tout le mérite d’être bien réalisée et de ne pas être négligée car elle a un impact direct sur la trésorerie de l’entreprise. Le poste fournisseur a un rôle essentiel dans la chaîne de valeur de l’entreprise et ses enjeux représentent un véritable levier que l’entreprise se doit d’exploiter pour optimiser au mieux sa trésorerie.

Une gestion inefficace de ce poste fournisseur pourrait avoir des conséquences quant à la santé financière de l’entreprise. Pour faire face à ces risques, les entreprises ont tout intérêt à investir dans une solutions SaaS comme Qotid, proposant des fonctionnalités dans la gestion du poste fournisseur qui aurait pour objectif de les accompagner dans ce processus.

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En résumé :

La gestion du poste fournisseur est un élément clé de la santé financière d'une entreprise. Elle consiste à gérer les relations avec les fournisseurs, en incluant les contrats, les délais de paiement et les dettes à payer.

Le poste fournisseur joue un rôle stratégique dans la pérennité de l'entreprise en garantissant la fluidité de la chaîne d'approvisionnement et en évitant les potentiels litiges. Il est composé de divers éléments tels que le nombre et la diversité des fournisseurs, les délais de paiement, les négociations, les dettes fournisseurs, le volume des stocks et le fond de roulement.

Une bonne gestion du poste fournisseur permet de favoriser les ressources financières de l'entreprise, d'avoir une représentation fiable de la trésorerie réelle et de préserver l'entente commerciale avec les fournisseurs. Il est donc important de maîtriser ses négociations avec ses fournisseurs et de suivre régulièrement l'évolution de ses dettes fournisseurs pour optimiser sa trésorerie.

F.A.Q :

Pourquoi est-il important de maîtriser ses négociations avec ses fournisseurs ?

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Il est important de maîtriser ses négociations avec ses fournisseurs pour garantir une représentation fiable de la trésorerie réelle de l'entreprise et préserver l'entente commerciale avec les fournisseurs. Des négociations répétées et abusives ou un non-respect des délais fixés peuvent entraîner une détérioration de la relation avec les fournisseurs et une incapacité pour l'entreprise à avoir une vision propre sur sa trésorerie réelle.

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Quels sont les éléments composant le poste fournisseur ?

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Le poste fournisseur est composé de divers éléments tels que le nombre et la diversité des fournisseurs, les délais de paiement, les négociations, les dettes fournisseurs, le volume des stocks et le fond de roulement. Il représente la manière dont l'entreprise va gérer ses relations avec l‘ensemble de ses partenaires commerciaux dont elle dépend, que ce soit pour ses matières premières, ses produits ou ses services.

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Comment une bonne gestion du poste fournisseur peut-elle favoriser les ressources financières de l'entreprise ?

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Une bonne gestion du poste fournisseur permet de garantir une fluidité de la chaîne d’approvisionnement, d'éviter les potentiels litiges et de préserver l'entente commerciale avec les fournisseurs. Cela peut se traduire par une bonne communication, une qualité constante sur les produits livrés ou les services réalisés, une réactivité accrue face aux fluctuations du marché, des possibilités de négociation ou encore des conditions de paiement avantageuses. Tous ces éléments peuvent contribuer à une optimisation de la trésorerie et à une augmentation des ressources financières de l'entreprise.

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